やることが整理できない営業マンのためのタスク管理法!

 

いのうえ

こんにちは!

脳科学セールスラボの井上直也です!

 

さて、営業マンだけに限らずですが、ビジネスをする上でのタスク管理の方法を質問されることがよくあります。

 

効率的に仕事を進める上でタスク管理力は非常に重要ですが、気をつけてなければやり忘れが出てきてしまいます。

 

なぜかというと、できる人と同じようにタスクリストを作っていても頭の中で混乱していたりするからなんです。

 

 

 

今日はやり忘れが多い人のためにタスク管理のコツをいくつかまとめてみました。

 

営業マンだけでなく、全ての人に役に立つ内容になってますのでぜひ最後まで読んでいただければと思います。

 

とりあえずタスクを全部書き出す

 

タスクが管理できていない状態は、

部屋が散らかっている状態と似ています。

 

部屋が散らかっていて「どこから片付ければよいかわからない」という状況の時には、

散乱しているものを1箇所に集めることが効果的です。

 

 

 

とりあえず一箇所に全部集めてしまえば、その場所だけ片付ければよいことになるので頭が混乱している状況からは脱却できます。

 

一気に出せない場合は無理に出そうとせず、移動中などに思い出したタスクをスマホに書き留めるなどしておいて、あとでリストに加えておけば大丈夫です。

 

 

最初から分類をしない

 

タスクといってもいろいろ種類がありますね。

個人的なタスク、家庭内のタスク、仕事上のタスクなど様々なタイプに分けられると思います。

さらにその上で、優先度によって縦に分類できます。

 

タスク管理ができていない人に共通していることは、タスクを書き出している最中に分類までしているという点です。

 

 

 

人間は幾つものことを同時にこなせないので、書き出しながら分類までしようとすると、確実に手が止まります。

 

結果両方とも中途半端になり、やり忘れが出たりしてタスク管理で挫折します。

まずは、書き出すことに集中しましょう。

 

 

どうしても片付かないタスクがあったりしませんか?

 

タスクが片付けられない人のリストを見ると、かなり具体性に欠けたタスクが入っていることが多いです。

 

曖昧な内容のタスクを書き出すということは、カボチャを丸ごと飲み込もうとしているようなものです。

 

当然ながら不可能です。

 

カボチャを食べる際には、まず調理する段階で包丁で切ってある程度小さくし、それでも飲み込めないので、さらに口の中で細かく噛み砕いて飲み込みますよね?

タスクの消化もこれと同じです。

 

 

 

達成すべき目標ややるべきタスクが大きい場合には、細かく切り分け行動可能な範囲まで分解します。

 

例えば、「売上を◯%あげる」という目標では具体的に何をやれば良いかわかりません。

なので、売上を◯%UPさせるために必要なことは何かを書き出します。

 

そうすると「アポ数を増やす」などいくつか挙げられると思います。

 

この次に「アポ数をあげるためにはどうすればよいか?」というように、自分が行動できるレベルまでタスクを具体化していきます。

 

 

 

基準としては、アクションが明確なレベルまで落とし込めれば大丈夫です。

 

延々と残っているタスクがあれば、それは複数のタスクで構成されたものではないのか?という点を一度確認してみてください。

 

 

やれることはすぐやろう

 

タスクを全て書き出せたら、すぐできることをチェックし、時間がそんなにかからないものであればどんどん片付けるようにします。

 

また掃除で例えてしまいますが、部屋が散らかってどこから片付けていいかわからないときは、まず散乱しているものを一箇所に集めます。

 

 

 

それが終わったら片付けやすいものから片付けます。

例えば、脱ぎっぱなしの衣類などは洗濯機に放り込むだけですぐ片付けることができますから、数秒で終了します。

 

 

やれることはすぐやるようにすることで、タスクリストがかなりスッキリします。

 

 

人に任せよう

 

1人で全てに手が回らないのであれば、人に頼んでみるのも1つの手段です。

 

会社で1つのプロジェクトをチームで回すように、やることが多い場合は人の手を借りることは有効です。

 

人に任せられるものはないか?とタスクリストを見返してみると良いでしょう。

 

日付を明記する

 

いつやるかが明確になっているタスクは、全て日付を入れておいた方が良いです。

 

タスクリストを見たときに「このタスクはいつまでだっけ?」といちいち考えるのは時間の無駄です。

 

 

また、日付を明記していないと期限が来てから「あ、やり忘れてた」となってしまう理由の一つでもあります。

 

タスクリストにそのまま書き加えても良いですが、今の時代は便利なカレンダーアプリがあるのでカレンダーにも入れておくことをお勧めします。

 

タスクを最低限に減らす

 

これまで述べてきたように、「そもそもやる必要があるか?」「分解できるような大きなタスクではないか?」「すぐやれるものではないか?」「絶対に自分でないとできないか?」といったようにタスクを見てみることで、タスクの量は格段に減り管理しやすくなります。

 

 

なんども言いますが、大事なことは中途半端にしないこと。

書き出すときは書き出し、分解するときは分解することに集中する。

 

これをやるだけでかなりタスクが管理しやすくなるはずです。

 

タスクリストは複数作る。

 

1つのタスクリストしか用意していない場合、どのタスクをやるべきか見にくくなります。やりわすれが多い人の共通点は、一つのリストで全てのタスクを管理しているところにあります。

 

そこでお勧めしたいのが、今日やるべきものに絞り込んだタスクリストを別途用意する方法です。

 

 

 

全てのタスクを一覧にして、それを見ればやるべきことが全部書いてあるものももちろん大事です。しかし、それとは別に今日やるべきことのリストを作っておくことで、余計なものに目を通す必要がなく1日の見通しも立ちます。

 

また、1つのリストで管理をすると、次々にタスクが追加されていくため、量が減りませんから達成感が全くありません。その日ごとに「今日やることリスト」を作成すると、タスクが消化できているのが視覚的にわかるので、自ずと達成感も生まれます。

 

 

 

しかし注意すべき点は、書き出している最中はあくまで書き出すことに集中すること。

書き出している途中に「あ、これすぐ片付けちゃお!」とすると中途半端になります。

 

タスクを処理できる状況を考える

 

タスクが処理できていないのは「これはどんな時にやるのか?」が管理できていない場合が多いです。

 

 

 

例えば、”A君と打ち合わせる”という予定は、A君がいる時でなければできませんし、プレゼンのリハーサルや資格の勉強などは、ある程度時間がまとまってなければ実行できません。

 

そのほかにも、メールチェックなどは今時パソコンがなくてもできますが、プレゼンの資料作りなどは、パソコンをいじれる環境下にある時でなければできません。

 

また、妻からの頼みごとや、副業でブログを書くなどは仕事が終わってからでなければできません。

 

 

 

このように、そのタスクを行うべきコンテキストを考える必要があるのです。

 

その上で、今の自分がおかれている状況を考え、その状況に適したタスクだけ見えるようにまとめておくと良いのです。

 

まとめ

 

いかがでしたでしょうか?

タスク管理は効率的に仕事を回していく上で非常に重要になってきます。順序だてて取り組むことができるように慣れれば、頭も整理され、無駄がなくなり心に余裕を持つことができます。

 

 

より効果的な営業活動ができるようになるように、この記事の内容をぜひ実践していだだけると幸いです。

 

それでは今日は、ここまでです。

最後まで読んでいただきありがとうございました。



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